【2026年最新】算定基礎届の書き方徹底解説！記入例と提出時の注意点

毎年夏が近づくと、企業の総務・人事担当者にとって最大の山場となるのが「定時決定」に伴う算定基礎届の提出業務です。従業員が受け取る給与額に基づいて社会保険料（健康保険・厚生年金保険）の等級を年1回見直すこの手続きは、従業員の将来の年金額や毎月の手取り額、そして企業の法定福利費に直結する極めて重要な実務といえます。

特に2026年の最新実務においては、社会保険の適用拡大が進んだことでパート・アルバイトの判定基準がより細分化され、電子申請（e-Gov等）の利用が標準化しています。4月・5月・6月の給与集計における「残業代のズレ」や「支払基礎日数のカウント方法」など、迷いがちなポイントを整理し、ミスなくスムーズに書類を作成するための要点を体系的に解説します。

📌 【この記事の重要ポイントまとめ】

• 要点1：算定基礎届は4月〜6月に支払われた給与（通勤手当・残業代を含む）を基に、9月以降の新しい標準報酬月額を決定する手続き。
• 要点2：パート・アルバイトや休職者、短時間労働者には固有の「支払基礎日数ルール」があり、一般社員とは異なる除外・算定規定が適用される。
• 要点3：7月随時改定（月額変更届）の対象者は届出が重複しないよう注意し、e-Gov電子申請を活用して期日内の提出を完了させる必要がある。

【基本ルール】算定基礎届とは？定時決定の仕組みと標準報酬月額の計算方法

社会保険では、被保険者一人ひとりの実際の報酬額をそのまま保険料計算に使うのではなく、区切りの良い等級に当てはめた標準報酬月額を用いて保険料額を決定します。この等級を年に1度、全被保険者を対象に見直す仕組みが「定時決定」であり、そのための届出書類が日本年金機構へ提出する「報酬月額算定基礎届」です。

標準報酬月額の計算方法は、原則として4月・5月・6月の3ヶ月間に実際に支払われた報酬の平均額を算出することから始まります。ここで算出された等級は、その年の9月から翌年8月までの1年間適用されます。

対象となる「報酬」の範囲には、基本給だけでなく、以下の手当がすべて含まれる点に注意してください。

• 通勤手当：非課税枠内であっても社会保険上は報酬に含まれます。6ヶ月定期券代などを一括支給している場合は、月割（6等分）にした金額を各月に算入します。
• 残業代（時間外手当）：4月・5月・6月の「支給日」に支払われた金額をそのまま計上します（例：3月稼働・4月支給分は4月報酬として扱う）。
• 役職手当、住宅手当、家族手当など：労働の対価として毎月固定または変動で支給される諸手当はすべて算入対象です。

一方で、年3回以下支給される賞与や、実費弁償的な出張旅費・慶弔見舞金などは報酬に含まれません。

【2026年最新】算定基礎届の書き方と記入例｜4月・5月・6月の報酬と支払基礎日数

算定基礎届の作成で最も慎重な確認が求められるのが、支払基礎日数のカウントと月額報酬の計算です。日本年金機構から送付される印字済み用紙（または電子申請データ）をベースに、各欄を正しく埋めていきます。

標準的な正社員（完全月給制）の記入例

• 支払基礎日数（⑬欄）：月給制の場合、欠勤控除がなければ各月の「暦日数（カレンダー通りの日数：4月＝30日、5月＝31日、6月＝30日）」を記入します。就業規則で「所定労働日数」を支払基礎日数と定めている場合はその日数から欠勤日数を引いた実日数を記入します。
• 通貨によるものの額（⑭欄）：各月に支払われた基本給＋各種手当（残業代・通勤手当等）の総支給額を記入。
• 現物によるものの額（⑮欄）：社宅の貸与や食事の現物支給などがある場合、都道府県別の現物給与価額に基づいて換算した額を記入。
• 合計（⑯欄）および平均額（⑰欄）：3ヶ月分の総計と、それを月数（通常は3）で割った平均値を記入。

注意すべきは「支払基礎日数が17日未満の月」が存在する場合です。病気欠勤などで支払基礎日数が17日未満となった月がある正社員の場合、その月を除外して残りの月のみで平均額を算出します。3ヶ月すべてが17日未満の場合は、従前の標準報酬月額がそのまま据え置きとなります。

パート・アルバイト・短時間労働者の記入ルールと注意すべき判定基準

短時間で働くパート・アルバイト社員の場合、正社員とは支払基礎日数の判定基準が大きく異なります。雇用の形態や週所定労働時間に応じて、以下の2つの基準に分けて計算を行います。

1. 一般の短時間就労者（正社員の所定労働時間の4分の3以上働くパート）
4月〜6月の各月のうち、支払基礎日数が17日以上の月を対象に平均を計算します。もし3ヶ月すべてが17日未満の場合は、15日以上の月を対象として計算し、すべて15日未満であれば従前の標準報酬月額を引き継ぎます。

2. 短時間労働者（特定適用事業所で週20時間以上等で加入している従業員）
社会保険の適用拡大対象となっている短時間労働者の場合、支払基礎日数のハードルは11日以上となります。4月・5月・6月のうち、実出勤日数などの支払基礎日数が11日以上ある月のみを抽出して平均額を算出してください。

パート・アルバイトは日給制や時給制が多いため、タイムカード上の「実際に出勤した日数」がそのまま支払基礎日数となります。有給休暇を取得した日は労働日としてカウントし、支払基礎日数に含める必要があります。

休職者・育児休業・退職者の対応マニュアル｜対象外となる例外パターン

算定基礎届の対象期間中に休職や産休・育休を取得している従業員、あるいは退職が予定されている従業員については、イレギュラーな対応が発生します。

• 育児休業・産前産後休業中の従業員：休業中で給与の支払いがゼロであっても、算定基礎届の提出自体は必要です。備考欄の「育児休業等」にチェック（または該当番号を記入）し、報酬額欄は空欄または0と記入して従前の標準報酬月額を維持させます。
• 傷病休職者：4月〜6月の全期間休職して無給の場合は、備考欄に「病気休職」と記載し、従前の標準報酬月額で決定されます。途中で一部給与が支払われ支払基礎日数が17日以上の月がある場合は、その月のみで算定されるケースがあるため、実態に応じた慎重な判断が必要です。
• 6月30日以前に退職した従業員：7月1日現在で被保険者資格を喪失しているため、算定基礎届の提出対象から除外されます。印字済み用紙に名前がある場合は二重線で抹消します。
• 7月1日以降に退職予定の従業員：7月1日時点で在籍している場合は提出対象となります。

「随時改定（月額変更届）」との違いは？迷いやすい手続きの境界線

人事担当者が毎年頭を悩ませるのが、「定時決定（算定基礎届）」と「随時改定（月額変更届）」のバッティングです。昇給や降給など固定的賃金の変動によって大幅に給与が変わった場合、定時決定ではなく月額変更届が優先されるルールが存在します。

具体的には、以下のスケジュールで月額変更（随時改定）に該当する従業員は、定時決定の対象外となります。

• 7月改定の対象者：4月に固定的賃金が変動し、4月・5月・6月の給与実績で2等級以上の差が生じた場合。7月に月額変更届を提出するため、算定基礎届の提出は不要（または備考欄に「月変予定」と記載）。
• 8月改定・9月改定の対象者：5月または6月に固定的賃金が変動し、それぞれ3ヶ月間の実績で2等級以上の差が見込まれる場合。算定基礎届を一旦提出しても9月改定が優先され、定時決定の結果は上書きされます。

月額変更の対象者を誤って算定基礎届の数値だけで確定させてしまうと、後日年金事務所からの是正指導や保険料の追徴・還付が発生するため、4月〜6月に昇給・降給があった従業員は個別にリストアップして比較検証を行いましょう。

提出期限・提出先と電子申請（e-Gov）の実務ポイント｜2026年の最新変更点

算定基礎届の法定提出期限は、毎年7月10日と定められています。期日に遅れると、年金事務所からの督促や調査対象となる可能性があるため、厳守が原則です。

提出先と申請方法の選択肢

• 提出先：管轄の年金事務所または事務センター（健康保険組合に加入している事業所は、健保組合へも別途提出が必要）。
• 電子申請（e-Gov / API連携）：現在、資本金1億円超の特定法人には電子申請が義務化されていますが、中小企業においてもAPI連携によるクラウド給与ソフトからのダイレクト申請が主流となっています。

2026年における実務上の変更点と留意事項として、マイナポータル連携や電子公文書の即時取得機能が強化され、従来よりも決定通知書の受取・データ反映が迅速化されています。CSVファイルによる一括申請を行う事業所では、所定のフォーマットエラー（全角・半角の混在や基礎年金番号・マイナンバーの記載不備）がないか、送信前のバリデーションチェックを徹底してください。

【算定基礎届の書き方】に関するよくある質問（FAQ）

Q1：4月に給与改定（昇給）があり、差額が5月給与にまとめて支給された場合の書き方は？
A1：4月支給分に遡及昇給分の差額が含まれず5月に一括支給された場合、5月の報酬から「4月分の昇給差額」を差し引いて4月の報酬額に加算修正する「遡及差額の修正計算」を行います。備考欄に「昇給差額〇〇円を5月に加算」等の旨を記載して届出を行います。

Q2：4月15日に入社した中途採用者の支払基礎日数はどう計算すればよいですか？
A2：月給制で日割り計算された場合、入社日から給与締め日までの「暦日数」または「所定労働日数」が支払基礎日数となります。この日数が17日未満となった月は除外し、5月・6月などの17日以上ある月のみで平均額を計算します。

Q3：残業代が多くて4月〜6月の給与だけが突出して高くなった場合、そのままの金額で届出が必要ですか？
A3：業務の性質上、4月〜6月が繁忙期にあたり年間の平均給与と比べて著しい乖離（2等級以上）が生じる場合は、特例として「過去1年間の平均報酬月額」を用いて算定する【年間平均による算定特例（保険者算定）】の申立書を添付して申請することが可能です。

まとめ：不備のないスムーズな算定基礎届提出に向けて

算定基礎届の作成は、単なる数字の転記作業ではなく、支払基礎日数の判定、手当の集計基準、随時改定との連動など、複数の法規則が絡み合う緻密な労務実務です。特にパートタイマーの適用基準や休職者の取り扱いなどは、判断を誤りやすいポイントといえます。

提出期限である7月10日に向けて、6月の給与計算が確定次第速やかに集計を進め、給与奉行やクラウド労務ソフトの算定チェック機能を活用しながら二重チェックを行いましょう。正確な届出を完了させることが、秋以降の適正な社会保険料控除と従業員の信頼構築につながります。 （出典: 基礎 算定 届 書き方（Yahoo!ニュース））